Suivant leur taille et leur secteur d’activité, les entreprises n’adoptent pas la même façon d’organiser la gestion de projets au sein de leur structure.
Une entreprise peut décider de choisir un outil spécialisé dans son domaine, comme les RH, le CRM ou encore le suivi de production…, tandis qu’une autre structure optera plutôt pour un outil de gestion multicartes afin de gérer l’ensemble de ses ressources à partir d’un même logiciel. Voyons quels types d’outils existent et comment bien choisir votre solution de gestion de projet.
Les différents types d’outils : spécialisés et multifonctions
Sommaire
La gestion de projet implique l’utilisation d’outils spécifiques et multifonctions. Et ils sont nombreux. Certains sont destinés aux services après vente, d’autres concernent la communication, d’autres encore sont nécessaires dans le management interne. Il y en a d’autres, cela dépend de chaque entreprise et de chaque type de projet. Avec tous ces détails, il est normal de se demander quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet?
Dans l’ensemble, un outil de gestion de projet sert à planifier, à organiser et à améliorer les tâches d’une entreprise dans le cadre d’un projet. Tous les moyens et activités engagés dans la réalisation de chaque projet seront ainsi traités par l’outil de façon à alléger la part de l’équipe centrale. Cela passe des généralités aux détails. Il peut même répartir les travaux, gérer les ressources humaines ou autres. Certains ont des fonctions multiples, d’autres non :
- Logiciel de cadrage : pour analyser les besoins naturels d’un projet, pour trouver les objectifs spécifiques, pour monter un budget estimatif rapide, pour déterminer les rôles et responsabilités de chaque personne, pour dresser un cahier des charges, etc.
- Logiciel de conduite de projet : pour gérer le travail du groupe, pour trouver les solutions rapides aux problèmes éventuels et faciliter la prise de décision, pour piloter les activités et pour mettre les solutions à exécution, etc.
- Gestion de performance d’une personne en particulier : pour identifier l’organisation personnelle et le mode communication du chef de projet, ses interactions avec les autres, son planning, le respect des deadlines, etc.
- Logiciel de conception : choisi pour traiter des analyses diverses comme la préanalyse, la priorisation des tâches, la définition des activités, la communication en interne, la gestion des risques, etc.
- Logiciel de clôture : nécessaire en fin de projet, notamment pour le bilan.
Comment choisir votre outil de gestion ?
Chaque compagnie ayant ses spécificités et ses objectifs propres, les critères de choix peuvent varier. Le gestionnaire de projet doit apprendre à s’adapter. Mais lorsqu’on parle de logiciels ou de programmes informatiques, tout se base sur les besoins réels de l’entreprise et ses objectifs.
- Identification des besoins
Tout commence par l’identification des besoins et des attentes quant à l’utilisation du logiciel. Vous devriez définir les fonctionnalités attendues ainsi que l’utilité principale et les tâches. C’est à ce niveau que le cahier des charges est rédigé puisque vous allez faire une analyse fonctionnelle des spécificités éventuelles en plus des fonctions basiques.
Plusieurs questions peuvent être posées pour faciliter cette étape : quels sont les besoins du projet, du client et des collaborateurs ? Quels sont les outils physiques nécessaires ? Qu’en est-il des ressources ? Comment optimiser l’exploitation des données ? Comment les extraire ? etc.
- Les fonctionnalités des logiciels
Chaque programme est différent. Il faut choisir celui ou ceux qui répondent à vos besoins immédiats. L’idéal serait un outil standard capable de gérer le projet en long et en large. Seulement, un logiciel complet serait bien, mais si les fonctionnalités ne peuvent être utilisées sur votre projet, il deviendrait inutile.
Ainsi, si les logiciels gratuits ou en offline peuvent servir, cherchez plutôt des offres sur-mesure.
- Le travail collaboratif
Un bon logiciel doit permettre à tout le monde de travailler ensemble, en toute harmonie et sans s’écraser dessus. Le logiciel choisi doit pouvoir gérer les tâches, les planifier, les partager et offrir une vue d’ensemble égale pour chaque collaborateur. On peut évoquer la question de partage de données. Il ne servira pas uniquement au stockage, mais aussi aux différentes interactions entre les membres de l’équipe.
- Les ressources
Dans l’idéal, votre logiciel doit être capable de gérer les ressources. Il doit pouvoir offrir des données à jour concernant les matériels, les finances ou les tâches pour chaque individu et pour le groupe. Il traitera également des questions relatives à la relation client, aux ressources humaines, aux stocks, à la logistique, etc.
- Les différents comptes-rendus
Un outil de gestion doit pouvoir générer automatiquement un compte-rendu de toutes les opérations. Il peut s’agir d’un véritable tableau de bord, d’un document type reporting ou d’un simple compte-rendu de réunion. Le but est de pouvoir les monter rapidement et simplement, de les partager et de les modifier avec facilité.
Les logiciels les plus performants
Il existe plusieurs outils de gestion intelligents, capables de répondre à tous vos besoins.
· Visual Planning
Visual Planning est un des meilleurs outils gestion de projet et il s’adapte à la taille et aux spécificités de votre projet. Il convient à tous les types de besoins parce que les options et les fonctionnalités sont complètes. Il vous permet de planifier et de piloter chaque activité, et même chaque tâche, de manipuler les données et de les analyser rapidement. Il est conçu autant pour le chef de projet que pour l’équipe.
· Monday.com
Logiciel en ligne, Monday.com propose des fonctionnalités diverses et sert principalement à la gestion des tâches. Si votre projet se concentre sur la productivité, il est l’outil à choisir. Il permet d’organiser le travail, de suivre son évolution et d’avoir une vue d’ensemble sur toutes les tâches. En tant que solution de stockage, il facilite le travail en équipe, l’établissement de tableaux de bord, etc. Il est aussi personnalisable.
· Trello
Avec sa version gratuite, Trello est l’un des logiciels de gestion les plus utilisés. La version payante offre des fonctionnalités complémentaires, certes, la version basique est déjà. Toutes deux sont disponibles en ligne. Ainsi, avec Trello, vous pourrez alléger vos tâches, les organiser, les partager, etc. L’option de création de tableaux étant très pratique, vous n’aurez aucun mal à gérer un gros projet. Vous recevrez également des notifications pour pouvoir mieux manager.
